Canal Expositivo: Tecnología para optimizar procesos

La gestión de tickets y notas de gastos en las empresas acarrean mucho tiempo y recursos, algo evitable gracias a la tecnología. Fernando Baeza, especialista en Transformación digital en Golive, presentó en un Canal Expositivo su aplicación Xpendor, que digitaliza los gastos de manera fácil y rápida. Con él estuvieron Alejandro Cebrián, director de Operaciones de Edelvives, empresa en la que surgió esta solución digital, y Javier Doblas, IT Manager en Araven, otra empresa usuaria de Xpendor.

«La digitalización es una prioridad y el 91% de las empresas están inmersas en el proceso, pero solo el 40% logran llevar los proyectos a éxito. Y es que digitalizarse no es sólo implantar una solución tecnológica, hay que replantearse los procesos y marcarse unos objetivos para aprovechar los recursos al máximo. El primer paso de la digitalización está en las personas. Hay que formarlas y que integren la innovación», explica Baeza.

Golive es una consultora tecnológica con más de 12 años de experiencia, que ayuda a empresas de todos los tamaños en sus procesos de digitalización. Su principal característica es la cercanía y cuenta con un equipo de 70 personas. «Empezamos con software de gestión y hemos incorporado Big Data, consultoría de negocio, soluciones digitales, etc.». Dentro de estas soluciones digitales surge Xpendor, una forma de digitalizar gastos de una forma más ágil: el trabajador hace una foto al ticket y la envía al departamento de administración. «Tiene muchas ventajas porque es un sistema homologado por las agencias tributarias. Sólo se paga por lo que se usa, y se utiliza con varios idiomas y divisas.

La idea de esta herramienta subió en Edelvives. «En 2001 hicimos un proceso de transformación y desde entonces para nosotros lo digital ha sido una oportunidad», señala Cebrián. Dentro de su proceso de digitalización interna entendieron que había que agilizar la gestión de gastos, que implicaba tiempo y trabajo para 220 personas en la organización, a través de tickets, Excel, etc. Desarrollaron una aplicación  interna para la gestión de gastos muy intuitiva y diseñada pensando en el usuario. «En 7 días, 182 comerciales estaban trabajando con esta aplicación y 20 días después, toda la empresa. Hasta entonces teníamos 14 cajas en distintas oficinas y pudimos eliminarlas y centralizarlas en una sola. Se acabaron las llamadas para estas gestiones», añade.

Vieron que funcionaba y quisieron profesionalizar esta aplicación, para lo que hablaron con su partner en soluciones digitales, Golive. «Gracias a ellos se convirtió en una herramienta utilizable en varios idiomas, que permite la recuperación de IVA, etc. Además, Golive mejoró el OCR y yo creo que es el mejor del mercado ahora mismo», concluye Cebrián.

Otra empresa usuaria de Xpendor es Araven. «Nosotros gestionamos muchas notas de gastos en países muy diferentes y Xpendor nos lo ha puesto más fácil», explica Doblas, que destaca también la facilidad de implantación entre los empleados porque «enseguida ven el retorno» y porque es muy intuitiva.